Thực hiện Quyết định số 1474/QĐ-UBND ngày 12/17/2021 của UBND tỉnh về việc ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Nam Định. Theo đó, UBND huyện giao cho Phòng Nội vụ phối hợp với Văn phòng HĐND và UBND huyện tham mưu lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu, sau khi tài liệu được chỉnh lý xong tiến hành phân loại, lập hồ sơ, lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành mục lục hồ sơ, tài liệu bàn giao, nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh theo quy định.

Nhận thức rõ công tác thu thập tài liệu nộp lưu là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của hoạt động lưu trữ, là một trong những quy trình nghiệp vụ cơ bản nhằm xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao, nhận tài liệu có giá trị vào lưu trữ lịch sử theo lộ trình kế hoạch của tỉnh. Phòng Nội vụ phối hợp với Văn phòng HĐND và UBND huyện tiến hành thu thập tài liệu thuộc phông lưu trữ theo các giai đoạn lịch sử, từ năm 1950 đến năm 1980, tài liệu chỉnh lý được tổng số 436 hồ sơ với 42 cặp ba dây, trong đó có 4 cặp, 29 hồ sơ tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lập thành một quyển mục lục hồ sơ để thống kê, tra tìm tài liệu và tổ chức bảo quản tài liệu một cách có hệ thống, khoa học, giúp công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả.

Mặc dù công tác thu thập tài liệu gặp nhiều khó khăn do phần lớn tài liệu chưa được chỉnh lý xong, không có cơ quan trung gian để thu thập tập trung, công chức làm nhiệm vụ lưu trữ mỏng do kiêm nhiệm, cơ sở vật chất phục vụ công tác thu thập tài liệu chưa đáp ứng được yêu cầu bảo quản và khai thác tài liệu... Nhưng với sự quan tâm và chỉ đạo sát sao, quyết liệt của đồng chí Lưu Thị Nghiêm - Phó Chủ tịch Thường trực UBND huyện phụ trách lĩnh vực để việc nộp lưu tài liệu vĩnh viễn bảo đảm đúng tiến độ thời gian theo Kế hoạch của tỉnh. Ngày 01/6/2022, Phòng Nội vụ và Văn phòng HĐND và UBND huyện đã chuyển hồ sơ, tài liệu đến trụ sở Trung tâm Lưu trữ tỉnh và tiến hành lễ bàn giao với tổng số tài liệu gồm 4 hộp, 29 hồ sơ (từ năm 1957-1980). Trung tâm Lưu trữ tỉnh đã tiến hành kiểm tra, rà soát, đối chiếu tài liệu nộp lưu với tài liệu giao thực tế; lập Biên bản giao nhận tài liệu, đưa vào kho bảo quản để tổ chức khai thác và sử dụng. Trung tâm Lưu trữ tỉnh đánh giá Hải Hậu là huyện đầu tiên thực hiện tốt việc giao nhận tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào kho lưu trữ lịch sử của tỉnh.

Trong buổi lễ bàn giao và tiếp nhận, huyện Hải Hậu rất mong được Trung tâm lưu trữ tỉnh tiếp tục quan tâm, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ nhất là công tác thu thập, phân loại, lập hồ sơ và lựa chọn tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để huyện Hải Hậu tiếp tục giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo đúng quy định, góp phần phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử, khoa học và phát triển kinh tế - xã hội tỉnh Nam Định./.

Trần Thị Huyền - Phó trưởng phòng Nội vụ huyện